Team-Assistenz Vorstand & Management Board (w/m/d)
Komm' ins Team!
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Bei Theben steht der Mensch im Mittelpunkt – denn nur mit motivierten Mitarbeiter:innen kann der Anspruch an die Qualität der innovativen Produkte erfüllt werden und das Unternehmen weiterhin weltweit erfolgreich agieren. Das zeigt unser aktuell erhaltenes Zertifikat „Great Place to Work“.
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Du behältst auch in hektischen Momenten den Überblick, organisierst mit Leichtigkeit und gehst vertrauensvoll mit sensiblen Informationen um? Kommunikation, Serviceorientierung und professionelle Assistenz sind genau Dein Ding?
Deine Aufgaben
- Organisation, Terminplanung und -koordination sowie Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Geschäftsreisen für Mitglieder des Management Boards
- Unterstützung der Assistenz CEO/CSO bei Veranstaltungs-, Termin- und Reiseplanung, -abrechnung, Bewirtungen, Vorbereitung von Aufsichtsratssitzungen und Reportings
- Selbstständige Vorbereitung, Organisation, Koordination und Nachbereitung des Sponsoringmanagements in enger Abstimmung mit dem CEO
- Organisation des Geschenkemanagements sowie Versand und Verwaltung von Grußkarten für Vorstand und Management Board
- Allgemeine Assistenz sowie professionelle Kalenderverwaltung für Mitglieder des Management Boards
- Abwicklung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen im verantwortlichen Bereich
- Mitwirkung bei der Digitalisierung und strukturierten Archivierung von Dokumenten
- Koordination und organisatorische Abwicklung der Zielvereinbarungsgespräche zwischen Vorstand, Management Board und Leitungskreis
- Verfassen, Führen und Bearbeiten vertraulicher Korrespondenz und Protokolle
- Selbstständige Abwicklung allgemeiner Geschäftskorrespondenz
- Unterstützung bei bereichsinternen und bereichsübergreifenden Projekten
- Ãœbernahme von Aufgaben im Rahmen der Urlaubsvertretung innerhalb des Assistenzteams
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbarer Abschluss
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Umfeld Geschäftsführung, Vorstand oder oberem Management
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
- Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
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Deine Stärken
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit: Du gehst sicher mit vertraulichen Informationen um und bist dir deiner Schlüsselrolle bewusst
- Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick und arbeitest vorausschauend
- Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein: Du packst lösungsorientiert an und bleibst in stressigen Momenten ruhig
- Kommunikationsstärke: Professionell, freundlich und wertschätzend – intern wie extern
- Flexibilität und Belastbarkeit: Du bist anpassungsfähig und behältst in dynamischen Situationen die Ruhe
- Teamfähigkeit: Du unterstützt Kolleg:innen und trägst zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei
- Souveränes Auftreten: Du repräsentierst den Bereich professionell und mit Fingerspitzengefühl
- Digitale Affinität: Du nutzt digitale Tools und unterstützt bei der Optimierung interner Abläufe
- Serviceorientierung: Du hast ein Gespür für die Bedürfnisse deines Gegenübers und handelst danach
Unsere Benefits
- Eine spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem innovativen Familienunternehmen mit über 100-jähriger Tradition
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine wertschätzende Unternehmenskultur
- Eine attraktive Vergütung sowie individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Ein motiviertes Team, das sich auf Deine Unterstützung freut.
Interessiert?
- Melanie Maier
- Peoplemanager
Redaktionell empfohlener externer Inhalt
